Подписка на рассылку

"Управление по целям и KPI"

Ваш e-mail: *
Ваше имя: *

Подробнее
+7(495)508-56-27
Нет времени объяснять!
Я клиент, срочно мне перезвоните!
Тел.:

Мероприятия

Опрос
  1. Кем Вы являетесь?

    1. Собственник бизнеса - 337 (24.2%)
       
    2. Топ-менеджер, руководитель, отвечающий за оргразвитие - 300 (21.6%)
       
    3. Руководитель подразделения - 267 (19.2%)
       
    4. Сотрудник HR-службы - 185 (13.3%)
       
    5. Студент или преподаватель - 173 (12.4%)
       
    6. Прочее - 130 (9.3%)
       

Автор: Цепляева Елена, ведущий консультант Департамента ИТ-консалтинга и системной интеграции Аудиторско-консультационная группа «Развитие бизнес-систем»

Реализация стратегии компании – задача, которая будет актуальна и сложно решаема до тех пор, пока существует понятие стратегического управления. И все же ее решение – объективная реальность, открыть которую возможно с помощью внедрения информационной системы. В настоящей статье мы рассмотрим варианты использования ИТ-инструментов для осуществления контроля исполнения стратегии компании, формализованной и методологически регулируемой при помощи информационной системы сбалансированных показателей (Balanced Scorecard, BSC).

Автоматизация концепции Balanced Scorecard и создание информационной системы BSC, где информация циркулирует в рамках интегрированного алгоритма BSC и функционала информационной системы, является кратчайшим путем для практической реализации и контроля исполнения стратегии компании. Став полностью управленческой технологией, информационная система BSC способна послужить расширению возможностей компании в части постановки и достижения долгосрочных целей, реализации принципа управления по целям MBO (Management by Objectives), разработки системы мотивации сотрудников и принятии решений о проведении организационных изменений.

Хотя в настоящее время уже достаточное количество российских компаний заявляют о применении концепции Balanced Scorecard, не многие из них дошли до стадии автоматизации. Этот этап обычно завершает описание проектов внедрения Balanced Scorecard. Однако, на наш взгляд, согласованная, параллельная разработка и внедрение методологии Balanced Scorecard и информационной системы BSC для целей ее практического использования способны привести к более быстрой адаптации методологии в компании и использованию возможностей ИТ-системы в ходе построения концепции. Более того, потенциал концепции Balanced Scorecard может быть полностью реализован как при интеграции приложений BSC с имеющимися в компании информационными системами, так и при внедрении приложений BSC в составе комплекса решений класса CPM (Corporate Performance Management) для управления эффективностью бизнеса компании.

Balanced Scorecard: этапы построения

Несомненно, методологическая постановка концепции Balanced Scorecard предваряет внедрение информационной системы, однако перспектива ее последующего внедрения может оказать заметное влияние на этапы построения концепции:

Определение видения, миссии, ценностей, целей и стратегии компании

На данном этапе формируется идеологическая составляющая, концепция решения Balanced Scorecard для конкретной компании. Роль информационных технологий рассматривается здесь в качестве элемента стратегической программы развития компании.

Уточнение целей и разработка показателей деятельности

При выборе показателей и разработке алгоритма их систематизации, на наш взгляд, необходимо участие ИТ-специалиста. Ведь именно ему предстоит иметь дело с терминологией BSC применительно к информационной системе, а главное – решать задачи, связанные с поддержкой сбора информации и балансировки показателей.

Установление причинно-следственных связей показателей и разработка стратегических карт

Данная задача становится достаточно трудоемкой, особенно если внедрение идет в крупных компаниях со сложной системой управления. Поэтому статистический анализ данных, установление корреляционной зависимости показателей, расчет удельного веса влияния показателей друг на друга лучше доверить информационной системе. Эта функциональность в информационной системе BSC сослужит хорошую службу в процессе эксплуатации. Важно лишь понимать, что успешность применения на данном этапе ИТ-системы будет зависеть от доступности источников данных и наличия информации для анализа. Однако именно на данном этапе информационная система BSC поможет визуализировать взаимосвязи целей и показателей компании, создав среди менеджеров компании единое представление о внутренних механизмах и влиянии различных процессов и аспектов деятельности на достижение запланированных результатов. Лучше один раз увидеть, как работает система, чем прочитать тысячи страниц отчетов и служебных записок.

Установка целевых значений и поддерживающих инициатив по их достижению

Успешность данного процесса требует компромисса при установлении реалистичных значений в результате согласования результатов, полученных методом «сверху вниз» - при проведении стратегического анализа и определении возможных или требуемых значений показателей¹ и «снизу вверх» - за счет использования методов статистического анализа и прогнозирования, заложенных в ИТ-решениях класса CPM.
_________________
¹ Например, таких как реальная для достижения доля рынка, требуемая степень удовлетворенности клиентов, индекс обученных специалистов и т.д.

При установлении целевых значений показателей проявляются преимущества присутствия в компании интегрированных информационных систем, позволяющих объединить и проанализировать большие объемы данных различными методами. При этом, имеющиеся в компании бизнес-приложения являются платформой для информационного наполнения решения BSC. Данный подход особенно подходит для крупных организаций и компаний, обрабатывающих большие объемы данных и информации. Однако окончательным условием принятия решения о целевых значениях все же остается мотивированное участие в проекте всех заинтересованных сторон, которые должны прийти к согласию по предложенным целевым значениям, убедиться в возможности их выполнения и наличии необходимых ресурсов для их достижения.

Не менее важной задачей является установление допустимой нормы отклонения полученных фактических значений от целевого значения показателя и типа положительного отклонения от нормы. В результате определения указанных значений информационная система BSC будет отражать цветовые индикаторы состояния показателя, сигнализируя о его текущем статусе и тенденциях изменения. Динамическое отражение состояния показателей, входящих в стратегическую карту, позволит отслеживать и анализировать «первопричины» изменений и влияние результатов текущей деятельности на достижение стратегических целей, тем самым, превращая стратегические карты в инструмент управленческого контроля.

Каскадирование целей и показателей

В процессе закрепления ответственности за выполнение целевых значений показателей на нижестоящих уровнях управления, в департаментах и подразделениях компании вплоть до индивидуальных работников информационная система BSC позволяет установить индивидуальный контроль над отдельными показателями, когда при любых изменениях значения менеджеры получают оперативные уведомления на адрес электронной почты и устройства персональной связи. Тем самым, в компании создается единая коммуникационная среда, обеспечивающая основу для проведения коллективных обсуждений результатов деятельности компании и их соответствия стратегическим целям.

Balanced Scorecard: направления интеграции

В результате постепенной адаптации концепции Balanced Scorecard в компании и эксплуатации информационной системы BSC происходит дальнейшее развитие и распространение потенциала концепции на всю организацию. Это происходит не только в результате постепенного накопления опыта и практики управления по сбалансированным показателям, но и расширения возможностей применения системы для стратегического и операционного управления компанией.

Интеграция с системами корпоративного планирования и бюджетирования – стратегический анализ и распределение ресурсов.

Первоочередной задачей как реализации стратегического плана, так и организации управления по сбалансированным показателям является задача эффективного распределения организационных ресурсов для достижения стратегических целей, явным результатом которой становится утвержденный бюджет на очередной год.

Однако опыт работы западных компаний показывает, что в 60% организаций отсутствует связь между бюджетами и стратегией. При отсутствии аналогичной статистики по российским компаниям можно предполагать, что данный показатель еще выше. Происходит это из-за того, что в большинстве организаций процессы стратегического планирования, бизнес-планирования и составления бюджета разделены между собой. Однако именно по этой причине происходит разрыв между установленными целевыми значениями показателей, отражающих стратегические цели, и краткосрочными (годовыми) бюджетными значениями. При традиционном подходе к разработке бюджетов «от достигнутого» совершается критическая ошибка в планировании финансовых ресурсов для достижения поставленных стратегических целей и выполнения соответствующих поддерживающих инициатив. Противоречие усиливается при планировании бюджетов инвестиции для финансирования долгосрочных программ развития.

Данная проблема должна решаться за счет построения системы бюджетирования, интегрированной с системой Balanced Scorecard. При этом интегрированная информационная система становится инструментом планирования и распределения ресурсов компании за счет возможности моделирования и оценки различных сценариев развития бизнеса: например, влияния на финансовые результаты различных методов распределения затрат, оптимизации распределения финансовых средств по центрам ответственности и изучение возможностей альтернативных структурных изменений, изыскание внутренних ресурсов для финансирования стратегических инициатив и т.д. За счет проведения сценарного анализа обеспечивается выявление новых возможностей и оценка последствий вносимых изменений. А интеграция с системой BSC обеспечивает контроль соответствия результирующих показателей построенной финансовой модели целевым значениям системы BSC.

Более того, за счет интеграции с корпоративными информационными системами и получения данных из аналитических приложений класса Business Intelligence комплекс интегрированных приложений превращается в инструмент моделирования и оптимизации организационных ресурсов всех аспектов деятельности компании, позволяющий моделировать и имитировать отношения между рынками, конкурентами и собственной организацией, производственно-экономические процессы (от планирования оборотов, потребности в материалах, затрат, персонала до планирования доходов и расходов, финансов и баланса), планирование продаж, мотивации и компенсации персонала и т.д.

При этом, знание причинно-следственных отношений между показателями различных проекций системы BSC обеспечивает возможность прогнозирования влияния изменений одних показателей на другие по всей цепочке целей и показателей. В данном случае показателен пример американской компании Sears, которая с помощью приемов моделирования на основе связей между показателями выразила в количественном отношении связь между удовлетворенностью работников и финансовыми результатами. По прогнозам компании, увеличение удовлетворенности персонала на 5% приведет к повышению лояльности персонала через три месяца на 1,3%. Повышение лояльности еще через три месяца приведет к увеличению дохода на 0,5%. В итоге компания на основе увеличения удовлетворенности персонала на 4% предсказала и достигла за год увеличения доходов на 200 млн. долларов.

В результате использования полной и достоверной информации от информационных систем, находящихся под контролем системы BSC, обеспечивается комплексное планирование и оптимизация организационных ресурсов компании для создания устойчивого конкурентного преимущества на рынке.

Интеграция с аналитическими приложениями, ERP/CRM-решениями – контроль соответствия операционной деятельности стратегическим целям компании

За счет установления взаимосвязи системы BSC с ERP/CRM-системами компании обеспечивается целостный контроль над операционной деятельностью и исполнением стратегических инициатив компании. Полнота и целостность информации, получаемой от информационных систем и объединяемой для анализа в решениях класса Business Intelligence, обеспечивает не только создание источника необходимых данных для расчета значений нефинансовых показателей системы BSC, но и получение панорамного взгляда на бизнес в любой момент времени и обеспечение контроля достижения долгосрочных целей в условиях постоянных изменений во внешнем и внутреннем окружении компании. Раннее обнаружение и анализ отклонений показателей позволит предпринять необходимые шаги по корректировке деятельности и провести обоснованные и управляемые организационные изменения на основе достоверной информации.

По статистике, от 50% до 80% крупных инициатив по проведению организационных изменений считаются неудовлетворительными. Однако проведение сложных организационных преобразований, например, таких как реализация CRM-стратегии компании и внедрение CRM-приложений, может находиться под управлением концепции Balanced Scorecard за счет соотнесения CRM-процессов с картой Balanced Scorecard, тем самым, решая задачу преобразования клиентской стратегии в реальные действия (рис. 1).

Для достижения установленных стратегических целей и показателей разрабатывается система мотивации персонала, нацеленная на приведение в соответствие индивидуальных целей сотрудников компании со стратегией компании. Материальное поощрение сотрудников «привязывается» к результатам деятельности, оцениваемой в соответствии с показателями, закрепленными за соответствующими менеджерами или подразделениями организации.

В результате установления полного контроля над процессами развития и управления клиентскими отношениями, персоналом и внутренними бизнес процессами обеспечивается планомерное развитие организационный способностей компании для обеспечения стратегических позиций в будущем.

Balanced Scorecard: организация проекта

В настоящее время информационные системы для реализации концепции Balanced Scorecard - как самостоятельные, так и входящие в интегрированный комплекс систем управления предприятием - имеют схожие функциональные возможности. Компания Balanced Scorecard Collaborative, руководимая Д. Нортоном, разработала стандарты на приложения BSC, определяющие минимальный набор функциональных требований.

В соответствии с данными стандартами, сертифицированные приложения BSC обеспечивают поддержку всех ключевых составляющих концепции – отображение связи показателей деятельности с соответствующими проекциями, целями, инициативами и ответственными менеджерами компании, определение причинно-следственных отношений между показателями и установление удельного веса влияния показателей друг на друга. По каждому показателю ведется информация о целевых и фактических значениях, абсолютном или относительном отклонениях, сравнение с бюджетными показателями, отраслевыми стандартами, данными бенчмаркинга и т. д.

Информационная система обеспечивает отражение графических индикаторов состояния показателей и построение многомерных графиков и сравнительных таблиц, использование математических инструментов для расчета показателей и прогнозирования целевых значений, а также применение систем уведомления об изменении значений показателей. При этом использование Web-интерфейса и инструментов разграничения доступа к данным позволяют распространить систему на всю организацию, включая территориально-удаленные подразделения компании, и определить необходимый уровень доступа к информации на различных уровнях управления.

В условиях стандартизации функциональности проблема выбора приложения переносится на изучение его соответствия принятой стратегии компании в области построения информационных систем, планируемого времени внедрения, определения затрат на сопровождение и поддержание информационной системы, сроков окупаемости инвестиций. При этом, вопрос интеграции приложений BSC в информационную структуру компании ведется в рамках задачи организации и управления комплексными проектами, затрагивающих как организационные преобразования в компании, так и технологические аспекты построения и интеграции информационных систем.

Организационные задачи.

Решающим вопросом успешности проекта разработки и внедрения Balanced Scorecard является проведение большого количества согласований и совместного формулирования организационных целей и показателей, определения целевых значений, что потребует проведения большого количества обсуждений. Поэтому, важной является задача создания эффективной команды и обеспечение мотивации членов проекта. С целью обеспечения поддержки проекта среди сотрудников компании необходима организация системы распространения информации о проекте, информирование персонала о ходе проекта и получение обратной связи.

Различная степень готовности компаний к внедрению системы BSC может потребовать разработки различных подходов и этапов построения и автоматизации концепции. Данные вопросы включают в себя выбор варианта централизованного проекта на уровне всей компании или выбор отдельного функционального подразделения для проведения пилотного проекта, предварительное внедрение других информационных систем (например, системы бюджетирования) как источников необходимых данных и другие варианты организации проекта.

Технологические вопросы.

Ключевым вопросом эффективной работы информационной системы BSC является определение источников данных для их загрузки в систему. Необходимость получения большого количества данных для расчета финансовых и нефинансовых показателей потребует организации импорта данных из учетных систем, систем бюджетирования, HR-систем, ERP- и CRM-приложений, Excel-файлов, реляционных баз данных и других источников, что может потребовать применения различных форм и форматов загрузки данных в систему. Одним из вариантов решения данной задачи при внедрении крупных корпоративных приложений (SAP, Oracle) является организация централизованного хранилища данных, обеспечивающего автоматизацию процесса извлечения, преобразования и загрузки данных, периодичность выгрузки, синхронизацию, контроль целостности и качества данных.

При внедрении более «легких» решений - таких как, например, Cognos Metrics Manager, вариант импортирования определяется объемом извлекаемых данных: в случае большого объема используется специальное приложение Cognos Metrics Designer, позволяющее за счет определения соответствия между объектами приложений организовать загрузку данных из различных источников. В ином случае можно использовать простейший способ загрузки на основе «плоских» файлов, загружаемых с помощью встроенных в приложение ETL-процедур. Также, платформонезависимость и «самостоятельность» решения позволяет организовать интеграцию с различными ERP/CRM-системами и импортировать данные из различных источников (включая SAP BW, SAP NetWeaver, Oracle и других).

В целом, проект разработки концепции Balanced Scorecard и ее автоматизация может быть достаточно продолжительным, однако в результате компания получает реальный инструмент для контроля реализации стратегии, обеспечивающий уверенное следование к достижению поставленных стратегических целей.

Дата публикации: 13.05.2006

Источник