Подписка на рассылку

"Управление по целям и KPI"

+7(495)508-56-27
Нет времени объяснять!
Я клиент, срочно мне перезвоните!
Тел.:

Мероприятия

Опрос
  1. Кем Вы являетесь?

    1. Собственник бизнеса - 337 (24.2%)
       
    2. Топ-менеджер, руководитель, отвечающий за оргразвитие - 300 (21.6%)
       
    3. Руководитель подразделения - 267 (19.2%)
       
    4. Сотрудник HR-службы - 185 (13.3%)
       
    5. Студент или преподаватель - 173 (12.4%)
       
    6. Прочее - 130 (9.3%)
       

05.12.2012

Теория и практика KPI-управления. Интервью с Александром Беловым.

2.jpg

Сейчас многие успешные компании для обеспечения эффективности бизнеса применяют принципы целевого и KPI-управления (Key Performance Indicators – ключевые показатели деятельности). Родоначальником идей целевого управления считается Питер Друкер, описавший такой подход в 50-е года прошлого века. Однако, в связи с применением информационных технологий в бизнесе у KPI-управления появляются новые перспективы. Обобщая опыт работы со многими компаниями, можно выделить сходные вопросы, возникающие у них в процессе внедрения этой технологии.

 



1. Что такое управление по целям и KPI?


Управление на основе целей и KPI – это подход в управлении, в рамках которого для каждого подразделения и сотрудника формируется набор измеримых целей и показателей. На основе достижения плановых значений по таким показателям в дальнейшем можно судить о степени результативности как сотрудников, так и бизнеса в целом.

2. Почему эта технология так актуальна сегодня?

Вопрос эффективности актуален сейчас для большинства компаний. Многие из них демонстрировали высокие результаты деятельности до финансового кризиса 2008 года, но сегодня отмечают снижение темпов роста, а иногда – падение объемов продаж, снижение общей эффективности. Когда рынок растет высокими темпами - места на нем хватает всем. Однако, по мере увеличения конкуренции необходимо более тщательно заниматься наведением порядка в организации бизнеса, решать вопросы повышения отдачи от существующих подразделений и сотрудников. Целевое управление и KPI-управление может в относительно короткие сроки выявить узкие места в организации бизнеса. Применение системы KPI – это не только инструмент для определения результативности отдельных подразделений, сотрудников и основа для расчета премии. Это системный подход в управлении, позволяющий многократно поднять эффективность всего бизнеса, используя при этом доступные ресурсы и имеющийся персонал. Использование этой технологии сегодня актуально, в том числе потому, что применение современного программного обеспечения на платформе 1С:Предприятие позволяет рассчитывать показатели результативности бизнеса в режиме реального времени. Если раньше сбор данных по таким показателям был слишком затратным, длительным и из-за этого не всегда оправданным, то сейчас вопрос «оцифровки» эффективности сотрудника или подразделения – преимущественно технический.

3. В чем связь между KPI-управлением и эффективностью?

Сейчас повсеместно консалтинговые и софтверные компании предлагают услуги и решения, направленные на повышение эффективности бизнеса. Однако, как правило, речь идет об отдельных инструментах управления (формализация и автоматизация бизнес-процессов, вопросы бюджетирования, проектного управления, применения CRM и т.п.). Управление по целям и KPI – это инструменты руководителя, которые позволяют выстроить работу бизнеса так, чтобы добиваться поставленных целей, используя при этом приемлемый уровень ресурсов. Именно в этом и заключается основной принцип управления эффективностью бизнеса. Руководитель, используя показатели, определяет цели для подразделений и сотрудников на определенный период, обеспечивает эти подразделения необходимыми ресурсами, и на основании этого требует достижения согласованных целей. Показатели результативности ложатся в основу расчета премии большинства сотрудников, создавая сильный стимул к достижению согласованных планов. При правильном подходе созданная система целевых показателей пронизывает всю компанию и все бизнес-процессы. Посредством этого инструмента не только обеспечивается достижение бизнес-целей, но контролируется рациональное использование ресурсов предприятия, другими словами, создается инструмент управления эффективностью бизнеса.

4. Для компаний какого масштаба применима такая технология?

Ценность такой системы многократно подтверждается на практике в компаниях различного масштаба ведения бизнеса. Целевое управление и KPI-управление может использовать как малый бизнес, в котором работает 20–30 сотрудников, так и крупное предприятие с численностью от 1000 сотрудников и более.
Уже через несколько месяцев практического применения KPI-управления большинство предприятий отмечает рост основных бизнес-показателей:

• объем и маржинальность продаж;
• объем и качество производства;
• сокращение контролируемых через показатели затрат и т.д.
Тут нет ничего странного. Топ-менеджер в вопросах эффективности берет в союзники сотрудников, личная выгода (премиальная часть оплаты труда) которых теперь напрямую зависит от бизнес-показателей, за которые те отвечают. Внедрение такой системы управления в малом бизнесе будет способствовать согласованному росту и обеспечению стабильности, при этом крупный бизнес будет демонстрировать гибкость и высокую управляемость.

5. Насколько объективна оценка работы сотрудников на основе KPI?

Существует крылатая фраза – управлять можно только тем, что возможно измерить. И если необходимо оценивать результативность бизнеса в целом, бизнес-процессов, отдельных сотрудников, то нужно подобрать критерии, на основании которых можно судить о степени их результативности. Основную деятельность большинство успешных компаний уже оценивают с использованием как финансовых, так и нефинансовых измеримых показателей – ключевых показателей деятельности (KPI). Однако для более целостной картины, традиционную систему измеримых показателей, стоит дополнить рядом субъективных, которые можно получить через контроль исполнения задач и соблюдение стандартов. Выполнение задач, поручений, реализация мероприятий, возникающих в рамках проектов и текущей деятельности – важный критерий, который можно использовать в комплексной оценке сотрудника. Преимущественно выполнение таких задач ориентировано на достижение плановых значений показателей (KPI). Однако, задачи могут ставиться независимо (как важные поручения со стороны руководителя), так и в рамках реализации общих целей. Еще один критерий, используемый для оценки сотрудника – это учет степени соблюдения им корпоративных стандартов. Это обратная связь, которую сотрудник получает как от руководителей, так и от тех сотрудников, которые взаимодействуют с ним в ходе выполнения им своих функций. В качестве корпоративных стандартов могут выступать внутренние производственные регламенты, требования системы менеджмента качества и т.д. Оценки, которые сотрудник получает на основе этих стандартов, также участвуют в расчете его результативности. Таким образом, использование KPI, задач и стандартов позволяет сделать оценку сотрудника и подразделения максимально прозрачной.

6. Кто должен внедрять систему управления по целям и KPI?

Инициатором и непосредственным участником внедрения такой системы должен выступать руководитель бизнеса. Цели и показатели верхнего уровня должны проходить согласование с собственником. Некоторые компании делают первую ошибку, поручая разработку системы показателей HR-службе. Функция KPI как инструмент расчета вознаграждения (премии) – является вторичной относительно того, что KPI используется для планирования бизнес-результатов и оценки существующих бизнес-процессов предприятия. На этапе разработки KPI решаются очень важные вопросы, связанные с взаимодействием подразделений между собой, согласования усилий в рамках существующих целей и бизнес-процессов. Координировать разработку показателей можно поручить какому-то отделу или внешним консультантам, однако, топ-менеджер должен принимать в этой работе непосредственное участие.

7. Какие еще ошибки допускают предприятия при внедрении KPI-управления?

Другой распространенной ошибкой внедрения системы целевого управления является поручение разработки целей и показателей самим подразделениям. При таком подходе, в лучшем случае, можно получить не систему, а набор отдельных показателей, которые отражают результаты деятельности каждого подразделения по отдельности, не учитывая их взаимодействия. И получится как в известной басне Крылова про лебедя, рака и щуку. Но еще более вероятная ситуация – это то, что сотрудники определят для себя показатели, по которым им проще отчитаться перед руководством. Несмотря на то, что по теме KPI-управления написано много статей и книг, успешный опыт применения такой технологии есть только у единиц. Начинать внедрение KPI-технологии на предприятии я рекомендую с обучения. Это позволит предотвратить большую часть ошибок.

8. Сколько времени необходимо на внедрение этой технологии?

У нас существует технология реализации проектов (Команда-Тренинг-Результат или сокращенно - КТР-проект), в рамках которого возможно разработать показатели бизнеса в течение 2-3 дней корпоративного семинара-тренинга. Реализация такого проекта - это инновационный подход, наше «Ноу-Хау». Для участия в этом проекте формируется команда со стороны руководства, состоящая из числа топ-менеджеров, руководителей подразделений, сотрудников HR-подразделений и других экспертов. В рамках такого проекта достигается несколько целей: происходит обучение технологии целевого и KPI-управления, формализуются и оцифровываются цели бизнеса, за счет структурной декомпозиции разрабатывается система бизнес-показателей для подразделений и сотрудников. Моделирование системы показателей происходит в рамках методологии, с использованием мозгового штурма участников рабочей группы. Кроме того, происходит обсуждение и разрешение наиболее острых вопросов взаимодействия подразделений. Таким образом, за несколько дней активной работы можно получить матрицы результативности большинства подразделений компании. Определить на их основе показатели для рядовых сотрудников-исполнителей не составляет большого труда. Следующим этапом будет автоматизация, накопление статистики по показателям и разработка системы оплаты на основе KPI. Таким образом, проект внедрения системы целевого управления может быть реализован в несколько месяцев. При традиционном подходе (когда разработкой показателей занимается отдельный сотрудник и согласовывает свои наработки с каждым подразделением в отдельности) - на весь проект внедрения такой системы может уйти от года и более.

9. Считаете ли Вы необходимым автоматизацию целевого управления?

Автоматизация системы целевого управления – это необходимый этап и причин тут несколько. При отсутствии автоматизации сбор показателей будет не формализован и потребует много административных ресурсов (сбора данных, расчетов и фиксации). При ручном сборе показателей – высока вероятность ошибок, злоупотреблений, «разночтений» со стороны тех, кто предоставляет данные. Данные по показателям при ручном сборе запаздывают, могут быть не актуальны для принятия управленческих решений, мониторинг на их основе неэффективен, поскольку не отражает актуальной картины, отсутствует или статистика труднодоступна для эффективного планирования на следующие периоды. Без автоматизированных инструментов бизнес-процесс целевого управления плохо управляется – люди просто забывают вносить данные, субъективные оценки по стандартам, информация по выполнению задач устаревает.

10. Существуют ли конкуренты у программного продукта «1С:Управление по целям и KPI»? В чем отличие от программных продуктов, существующих для управления бизнес-поручениями и тайм-менеджмента?

Несмотря на то, что описанные технологии управления достаточно давно известны, автоматизированный инструмент, который мы предлагаем – в своей области инновационный. За последние несколько лет на Российском рынке появилось несколько программных продуктов, которые ориентированы на решение задач целевого управления и KPI. Причем это не только российские разработки, но и несколько западных продуктов. У каждого из этих программных продуктов существуют свои преимущества: в одном продукте акцент сделан на сборе, «предрасчете» и хранении показателей, а также на инструментах бизнес-анализа (BI – business intelligent), в другом – на формировании BSC-карты (Balanced Scorecard - сбалансированной системы показателей), третий - формирует панели операционных показателей (DASHBOARDs), в четвертом реализованы принципы KPI-управления сотрудниками. Наш программный продукт относится к категории BPM-систем (Business performance management - система управления эффективностью бизнеса). Он объединяет все зарекомендовавшие себя на практике инструменты управления бизнес-эффективностью, доступные пользователям посредством шести панелей: стратегическая BSC-карта, тактическая KPI-панель, панель виджетов (Dashboard), панель показателей по аналитикам (BI-панель), панель стандартов (оценка по 360 градусов) и СМАРТ-задачи (инструменты тайм-менеджмента). Эти панели представляют собой разные точки зрения на одни и те же данные, однако строятся они на основе различных подходов и методологии. Инструмент управления по СМАРТ-задачам принципиально отличается от программных продуктов по фиксации бизес-поручений. За счет применения принципов целевого управления в компаниях, использующих такой подход, уровень исполнительской дисциплины вырастает многократно (в среднем 90-95% согласованных задач исполняется).

11. Некоторые компании предпочитают разрабатывать программное обеспечение для себя самостоятельно, есть ли преимущество такого подхода?

 Действительно это так. За последние несколько лет я наблюдал несколько подобных попыток среди наших клиентов. Однако нужно отдавать отчет, что стоимость тиражного продукта для конечного клиента многократно ниже стоимости первоначальной разработки программного продукта. На проектирование, разработку, тестирование и отладку нашего тиражного программного продукта потрачено около 5000 часов работы специалистов (методистов и программистов), инвестировано около 2 000 000 рублей, было реализовано более 1 000 пожеланий клиентов и пользователей в рамках разработки новых версий. Наш программный продукт является конструктором, который позволяет внедрить инструменты управления эффективностью с минимальным участием программистов. Гибкость настроек позволяет легко адаптировать решение под различные требования бизнеса. Решение разработано на основе подтвердивших свою практическую состоятельность концепций – сбалансированная система показателей, целевое управление. При разработке был изучен опыт отечественных консультантов и западных решений. Благодаря универсальному подходу разработчиков, более 90% внедрений проходит без перекодирования системы: за время существования решения, реализовано более 100 внедрений в компаниях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Кроме того, использование тиражного продукта позволяет снизить затраты на его поддержку и сопровождение. Программный продукт постоянно развивается, учитывая лучший клиентский опыт, и зарегистрированные пользователи могут регулярно получать обновления и консультации по его использованию. Интеграция с существующими учетными системами на популярной платформе 1С:Предприятие - позволяет собирать данные по показателям бизнеса в рамках единого информационного пространства. Настройка универсального обмена данными позволяет консолидировать данные из различных учетных систем, в том числе и на других платформах. В новых релизах будут реализованы механизмы выгрузки существующих показателей из наиболее популярных межотраслевых решений на платформе 1С:Предприятие (1C:CRM ПРОФ, 1С:Документооборот, 1С:Управление производственным предприятием).


Подписаться на рассылку: "Управление эффективностью бизнеса с применением целевого управления, KPI, BSC и автоматизации" и узнать - как увеличить производительность труда вдвое при тех же ресурсах!